Cách viết Meeting Minutes chính xác và những điều cần lưu ý?

Trong tất cả các cuộc họp lớn nhỏ đều cần phải có “Meeting minutes” (Biên bản cuộc họp) để đảm bảo cuộc họp diễn ra thành công và suôn sẻ. Tuy nhiên, rất nhiều người vẫn chưa hiểu rõ và nắm được cách viết meeting minutes chưa? Hôm nay, trong bài viết dưới đây hãy cùng Jaxtina tìm hiểu về những điều cần lưu ý khi viết “Meeting minutes” trong bài học Tiếng Anh sau nhé!

1. Meeting minutes (Biên bản cuộc họp) là gì? 

Trước khi tìm hiểu về cách viết Meeting minutes, chúng ta hãy tìm hiểu về khái niệm cũng như các bước cơ bản của một biên bản:

– Biên bản cuộc họp (meeting minutes) là những ghi chép được thực hiện trong suốt cuộc họp bao gồm những vấn đề quan trọng đã được thảo luận, chấp thuận hoặc được thực hiện. Biên bản của một cuộc họp thường được thực hiện bởi một thành viên được chỉ định trong nhóm, nhiệm vụ của họ là cung cấp một biên bản chính xác về những gì xảy ra trong suốt cuộc họp.

– Các bước cơ bản để viết một biên bản cuộc họp (Main steps to write Meeting Minutes):

Bước 1: Lên kế hoạch (Pre-planning)

Bất kỳ việc gì khi có kế hoạch trước đều được thực hiện một cách suôn sẻ hơn. Để viết một biên bản cuộc hiệu quả, trước khi cuộc họp diễn ra bạn có thể liên hệ với Giám đốc hoặc Thư ký để nắm được những nội dung chính của cuộc họp.

Bước 2: Ghi chép (Record-taking)

Với bước này, cần ghi chép lại toàn bộ các hoạt động và quyết định quan trọng trong cuộc họp.

Bước 3: Viết/lập biên bản cuộc họp (Write meeting minutes)

Sau khi ghi chép, có đầy đủ thông tin thì bạn tiến hành viết biên bản cuộc họp, bao gồm:

+ Ngày, tháng diễn ra cuộc họp.

+ Tên những người tham gia, cũng như những người vắng mặt (kèm lý do).

+ Tóm tắt những quyết định hoặc sửa đổi bổ sung biên bản cuộc họp trước đó.

+ Các hoạt động được thực hiện theo kế hoạch trước đó như: các hoạt động đã thực hiện và dự kiến sẽ thực hiện, kết quả bầu chọn, các kiến nghị được chấp thuận cũng như bị bãi bỏ, thời gian diễn ra cuộc họp tiếp theo,…

+ Công bố biên bản cuộc họp

+ Lưu trữ biên bản cho những cuộc họp/hội nghị sau.

Người viết biên bản cuộc họp cần đảm bảo được thực hiện đầy đủ các bước.

Hiện trung tâm Jaxtina English Center đang có nhiều chương trình ưu đãi học phí khi đăng ký combo 2 khóa học trở lên cũng nhiều khuyến mãi khác. Điền ngay thông tin vào form bên dưới để đăng ký nhận thông tin chi tiết về chương trình ưu đãi nhé!

2. Những lưu ý khi trong cách viết Meeting minutes

Trong cách viết Meeting minutes ( biên bản cuộc họp), bạn cần phải lưu ý một số điều cơ bản như sau:

2.1 Tìm hiểu trước về cuộc họp

Để có thể viết tốt, đúng biên bản thì bạn nên tìm hiểu trước về cuộc họp. Nếu có thể, bạn hãy trao đổi trước với những người liên quan đến cuộc họp (Chủ trì cuộc họp, thư ký,…) để nắm được cuộc họp sẽ nói về những vấn đề gì. Từ đó, chuẩn bị thật tốt cho biên bản của mình và có những kế hoạch cho các vấn đề bất ngờ. 

Một số ưu ý khi trong cách viết Meeting minutes

Đừng Bỏ Qua: Cách luyện 4 kỹ năng tiếng Anh Nghe, Nói, Đọc, Viết hiệu quả

2.2 Tránh việc ghi thiếu thông tin, ghi chép hời hợt

Biên bản cuộc họp là bản ghi chép đầy đủ nhất những vấn đề, quyết định quan trọng trong một cuộc họp. Do đó, bạn cần chú ý chau chuốt các nội dung trong một biên bản.

Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là tổng hợp một cách miên man, không rõ ràng. Bạn nên ghi chép cụ thể nhưng tách bạch giữa các vấn đề để khi xem lại có thể nắm được một cách nhanh chóng, chính xác.

Tìm Hiểu Thêm: Các bài viết tiếng anh về chủ đề giải trí (Entertainment)

2.3 Chỉ tập trung ghi chép toàn bộ cuộc họp mà không tóm tắt nội dung

Việc ghi chép đầy đủ là vô cùng quan trọng, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn ghi chép một cách không có mục đích. Bạn cần lắng nghe và nắm được các nội dung cần ghi lại thay vì nghe và chép. 

2.4 Thống nhất về format

Biên bản cuộc họp có chung những thông tin cần ghi chép như: các hoạt động đã thực hiện và dự kiến sẽ thực hiện, kết quả bầu chọn, các kiến nghị được chấp thuận cũng như bị bãi bỏ, thời gian diễn ra cuộc họp tiếp theo,…

Tuy nhiên, mỗi công ty hoặc cơ quan sẽ có một format cách viết recap meeting riêng của họ. Do đó, bạn cần tìm hiểu kỹ về format của công ty hoặc cơ quan đó và tuân thủ theo format đó.

2.5 Biên bản cuộc họp nên được hoàn thành trong vòng 24h sau khi cuộc họp kết thúc

Mục đích của viết meeting minutes là tổng kết nội dung chính của cuộc họp và phục vụ cho các hoạt động tiếp theo của các phòng ban, công ty. Vì vậy, bạn cần hoàn thành biên bản càng sớm càng tốt để mọi người có thể nắm được những việc cần làm. 

Như vậy, các bạn vừa cùng Jaxtina tìm hiểu về những lưu ý khi khi viết biên bản cuộc họp (meeting minutes). Hy vọng bài viết này có thể giúp ích cho công việc của bạn hiện tại và sau này. 

Đọc Thêm: Các Bài Viết Chủ Đề Colleagues nên đọc

Nếu bạn muốn học thêm nhiều chủ đề thú vị tương tự như cách viết Meeting minutes nữa, thì đừng quên liên hệ ngay với Jaxtina nhé. Hiện nay Jaxtina đang cung cấp khóa học tiếng Anh 4 kỹ năng – khóa học giúp học viên phát triển toàn diện 4 kỹ năng nghe, nói, đọc, viết để có thể giao tiếp thành thạo cũng như sử dụng tiếng Anh như một công cụ cho việc học tập và nghiên cứu. Bạn quan tâm thì hãy xem chi tiết hơn tại website của chúng mình hoặc gọi qua hotline tại các cơ sở của Jaxtina để được tư vấn ngay lập tức nhé!

Không Nên Bỏ Qua:

• Tổng hợp bài viết về bệnh cảm cúm bằng tiếng anh
• Những bản tin thời sự tiếng anh nên đọc