Cách mở đầu và kết thúc Email chuyên nghiệp

Email là một trong những phương tiện giao tiếp được sử dụng phổ biến nhất trên thế giới. Trong bài viết lần trước Jaxtina đã giới thiệu đến với các bạn các cụm từ để viết email, trong bài hôm nay hãy cùng Jaxtina tìm hiểu cách mở đầu và kết thúc thư tiếng anh sao cho chuyên nghiệp nhất. Bạn cần xem xét đối tượng mà bạn đang viết email tới để cân nhắc từ ngữ sao cho phù hợp. Những cụm từ có thể phù hợp với một người bạn hoặc đồng nghiệp thân thiết thì sẽ không hiệu quả trong việc trao đổi thư từ chuyên nghiệp với một đối tác làm ăn hoặc một người mà bạn chưa từng gặp trước đây. Hãy cùng xem ngay cách viết email mà người học tiếng Anh nào cũng cần biết nhé!

1. Formal or informal? (Trang trọng hay thân mật?)

Chúng ta viết một email trang trọng khi chúng ta muốn thể hiện thái độ lịch sự, hoặc khi chúng ta không hiểu rõ về người đọc. Ngược lại, khi viết một email thân mật khi bạn muốn kết thân hơn với người viết hoặc bạn đã hiểu rõ về họ. Dưới đây là một số ví dụ để giúp các bạn hiểu rõ hơn thế nào là một email trang trọng hoặc thân mật.

Một email thông thường sẽ bắt đầu với phần greeting.

Hiện trung tâm Jaxtina English Center đang có nhiều chương trình ưu đãi học phí khi đăng ký combo 2 khóa học trở lên cũng nhiều khuyến mãi khác. Điền ngay thông tin vào form bên dưới để đăng ký nhận thông tin chi tiết về chương trình ưu đãi nhé!

2. Greeting – Chào hỏi

Lưu ý:

– Không bao giờ được viết sai tên người nhận.

Đừng viết sai tên người nhận của bạn. Bạn nên kiểm tra kỹ cách viết tên của người nhận trước khi bấm nút gửi đi. Nếu không họ sẽ nghĩ bạn là người bất cẩn hay thậm chí họ nghĩ là bạn đang coi thường họ đấy! 

– Không nên viết cụm “To Whom It May Concern” (Dành cho những ai quan tâm) trong đơn xin việc.

Không sử dụng lời chào này với thư xin việc. Hãy cố gắng tìm tên của người quản lý tuyển dụng ngay cả trong trường hợp  bạn cần phải gọi điện tới công ty và hỏi. Nếu bạn không thể tìm thấy tên, “Dear Hiring Manager:” (“Kính gửi người quản lý tuyển dụng:”) hoặc “Dear [Company] Team:” (“Kính gửi [Công ty] Nhóm:”) sẽ là sự lựa chọn thay thế thích hợp.

>>>> Có thể bạn quan tâm: Cách luyện 4 kỹ năng tiếng Anh Nghe, Nói, Đọc, Viết hiệu quả

3. Kết thúc email

Phần kết thúc email là nội dung cuối cùng mà người nhận đọc sau khi kết thúc thư của bạn và có thể là yếu tố thúc đẩy họ phản hồi nhanh – hoặc liệu họ có phản hồi hay không.

Những gì cần có trong phần cuối email của bạn?

Có một số yếu tố bạn nên xem xét khi viết phần kết thúc email của mình. Đây là những gì bạn cần có:

a. Một dòng cuối email

– Trước khi bạn kết thúc email, thật lịch sự khi cảm ơn người đọc của bạn một lần nữa và thêm một số nhận xét kết thúc lịch sự.

Bạn có thể bắt đầu bằng “Thank you for your cooperation” (“Cảm ơn bạn đã hợp tác”) hoặc “Thank you for your consideration” (“Cảm ơn bạn đã cân nhắc”).

– Tiếp theo nếu bạn muốn nói “Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, vui lòng cho tôi biết” hay “Tôi rất mong muốn nhận được phản hồi từ bạn” bạn có thể viết như sau.

If you would like any further information, please feel free to contact me. 

(Nếu bạn cần thêm thông tin gì, hãy liên hệ với tôi.)

I would be grateful if you could attend our meeting tomorrow. 

(Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể tham gia cuộc họp của chúng tôi vào ngày mai.)

I look forward to hearing from you.

(Tôi rất mong muốn được nghe từ bạn.)

b. Cụm từ để kết thúc một email chuyên nghiệp.

Bạn có thể kết thúc thư bằng việc sử dụng một trong các cụm từ sau tùy tình huống:

c. Họ và tên đầy đủ của bạn

Hãy chắc chắn bao gồm tên đầy đủ của bạn (họ và tên) thay vì chỉ sử dụng tên hoặc biệt hiệu của bạn để tránh nhầm lẫn và giúp đảm bảo họ nhớ đến bạn, trừ khi bạn đang gửi email cho một người bạn rất thân. Bằng cách sử dụng tên đầy đủ của bạn trong phần chữ ký, sơ yếu lý lịch, thư xin việc và bất kỳ tài liệu nào khác mà bạn chia sẻ, cơ hội nhận được phản hồi của bạn sẽ tăng lên.

d. Chức vụ và Công ty

Bạn không nhất thiết phải sử dụng chức danh hiện tại của mình (ví dụ như Quản lý tài khoản tại Công ty ABC), nhưng nó có thể hữu ích nếu bạn đưa vào một chức danh để giới thiệu cho người nhận biết được nghề nghiệp hiện tại của bạn là gì.

e. Thông tin liên lạc

Luôn luôn hữu ích khi bao gồm thông tin liên hệ ở cuối email gửi đi. Bạn có thể bao gồm số điện thoại, URL hồ sơ Website nếu bạn có, và thậm chí cả địa chỉ gửi thư của bạn. Bạn cũng có thể cân nhắc bao gồm địa chỉ email của mình, kể cả khi người nhận đã biết nó.

>>>> Đọc Ngay: Cách viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh và một số mẫu thông dụng

4. Một số mẹo hay về cách kết thúc email.

a. Xem xét mối quan hệ của bạn với người nhận

 Bạn nên tuân thủ các bước kết thúc email chuyên nghiệp khi nói chuyện với bất kỳ ai liên quan đến công việc. Tuy nhiên, nếu là bạn thân của người đó, bạn có thể cân nhắc sư dụng kết thúc thân mật, chẳng hạn như “Cheers,” (“Chúc mừng”) hoặc “Yours truly (“Trân trọng”). 

b. Không sử dụng từ “LOVE” để kết thúc một Email mang tính trang trọng, liên quan đến công việc của bạn

Hãy lưu lại từ này cho gia đình, bạn thân và người quan trọng của bạn. Điều tương tự cũng áp dụng cho “Hugs” hoặc “XOXO”.

c. Kiểm tra email 

Không bao giờ gửi email bằng tiếng Anh mà chưa đọc lại những gì bạn đã viết. Lỗi ngữ pháp hoặc đánh máy là lỗi rất phổ biến ngay cả trong ngôn ngữ mẹ đẻ của bạn hoặc đôi khi bạn có thể viết sai tên người nhận.

>>>> Tìm Hiểu Thêm: Các Bài Đọc Về Chủ Đề thể hiện sự tiếc nuối trong tiếng anh

Trên đây Jaxtina đã hướng dẫn bạn một cách đầy đủ chi tiết các cách để mở đầu hay kết thúc một email chuyên nghiệp. Mong rằng qua bài viết này bạn sẽ có thêm được nhiều kiến thức hữu ích trong việc viết email.

Chúc bạn học tốt!

Link tham khảo: https://learnenglish.britishcouncil.org/business-english/english-for-emails/unit-4-starting-and-finishing-emails

>>>> Bài Viết Khác:

• Chinh phục dạng bài sử dụng từ gợi ý viết câu hoàn chỉnh trình độ B1 (2)
• Tổng hợp 5 bài viết Giới thiệu về bản thân (Self-introduction) hay