Các phép lịch sự tối thiểu khi nói chuyện điện thoại

Trong cuộc sống hàng ngày chúng ta không thể tránh khỏi việc đôi khi phải dùng điện thoại để giao tiếp với mọi người. Một số người rất tự tin khi nói chuyện điện thoại trong khi những người khác trở nên căng thẳng. Cho dù bạn là người thế nào, điều quan trọng là phải học các phép lịch sự khi nói chuyện điện thoại phù hợp để bạn có thể tạo cho người khác ấn tượng tốt về bạn hoặc doanh nghiệp mà bạn đại diện, đồng thời tạo trải nghiệm thú vị cho người khác trong cuộc điện thoại đó. Hãy cùng Jaxtina khám phá trong bài học Tiếng Anh này nhé!

1. Định nghĩa

Phép xã giao qua điện thoại là cách bạn sử dụng lời nói để thể hiện bản thân và công ty mà bạn đang đại diện với khách hàng thông qua giao tiếp qua điện thoại. Điều này bao gồm cách chào hỏi, ngôn ngữ cơ thể, giọng nói, lựa chọn từ ngữ, kỹ năng nghe và cách bạn kết thúc cuộc gọi.

Phép xã giao qua điện thoại là cách bạn sử dụng lời nói để thể hiện bản thân và công ty.

Hiện trung tâm Jaxtina English Center đang có nhiều chương trình ưu đãi học phí khi đăng ký combo 2 khóa học trở lên cũng nhiều khuyến mãi khác. Điền ngay thông tin vào form bên dưới để đăng ký nhận thông tin chi tiết về chương trình ưu đãi nhé!

>>>> Có Thể Bạn Quan Tâm: 12 cách học Tiếng Anh giao tiếp cơ bản cực hiệu quả tại nhà

2. Những điều bạn nên làm

Để đạt được các phép xã giao qua điện thoại xuất sắc, bạn cần áp dụng các yếu tố sau đây:

Chào hỏi thân thiện

Trả lời điện thoại văn phòng đúng cách đòi hỏi một thái độ tích cực và vui vẻ. Hãy thể hiện sự tích cực qua giọng nói của bạn bằng lời chào, lời cảm ơn với những khách hàng đã gọi điện, đồng thời giới thiệu bản thân và doanh nghiệp của bạn bằng tên và sau đó mở lời đề xuất sự giúp đỡ. Điều này khiến cho khách hàng cảm giác rằng bạn là người nhiệt tình và sẵn lòng giúp họ giải quyết các thắc mắc của họ. Mọi người thường hưởng ứng sự tích cực và có thể sẽ đáp lại lời nói của bạn với cùng sự nhiệt tình mà bạn thể hiện.

 Ngôn ngữ cơ thể

Ngôn ngữ cơ thể đóng một vai trò quan trọng trong giao tiếp, trong cả đoạn đối thoại trực tiếp hay qua điện thoại. Khi bạn nói chuyện qua điện thoại, ngôn ngữ cơ thể của bạn vẫn truyền đạt cảm giác của bạn. Ví dụ, khi bạn mỉm cười và ngồi thẳng, giọng nói của bạn có thể nhẹ hơn và  khách hàng có thể cảm nhận được sự vui vẻ đó.  Ngôn ngữ cơ thể, nét mặt và cử chỉ phải chuyên nghiệp khi nói chuyện điện thoại.

Giọng điệu

Sử dụng giọng nói tự tin để hạn chế sự gián đoạn và duy trì sự tương tác chuyên nghiệp nhằm bày tỏ cho người gọi rằng bạn đang dành thời gian để hiểu câu hỏi của họ, đồng thời mong muốn cung cấp dịch vụ nhanh chóng. Giọng nói của bạn là một yếu tố quan trọng trong cách cư xử phù hợp với cuộc gọi điện thoại vì người gọi có thể hình thành tư duy ​​về doanh nghiệp của bạn dựa trên thái độ của bạn qua điện thoại.

Sự khéo léo

Thật không may, sẽ có lúc bạn phải cung cấp thông tin có thể gây khó chịu cho khách hàng qua điện thoại. Giữ bình tĩnh, trong khi cân nhắc lựa chọn từ ngữ là chìa khóa để truyền tải thông điệp một cách khéo léo đến người gọi. Mục đích của bạn phải là truyền đạt thông tin một cách trung thực, không làm mất lòng khách hàng của bạn. Nếu bạn không thể giải đáp những yêu cầu của họ, hãy giúp đỡ họ liên hệ tới nơi mà có thể giải đáp được điều đó.

Biết lắng nghe

Để đạt được phép xã giao qua điện thoại xuất sắc, cần phải phát triển kỹ năng lắng nghe tích cực. Hãy cố gắng tập trung bằng cách giảm thiểu sự phân tâm. Ghi chú và lặp lại các yêu cầu của người gọi để họ biết rằng bạn quan tâm và chỉ lắng nghe nhu cầu của họ tại thời điểm đó. Lắng nghe tích cực có thể sẽ giúp bạn đáp ứng yêu cầu của khách hàng một cách thích hợp.

Kết thúc phù hợp

Hãy nhớ rằng việc kết thúc cuộc gọi cũng quan trọng như cách bạn bắt đầu cuộc gọi. Trước khi chào tạm biệt khách hàng, hãy cảm ơn họ một lần nữa và hỏi xem bạn có thể hỗ trợ họ bất cứ điều gì khác không. Kết thúc cuộc gọi theo cách này đảm bảo với người gọi rằng doanh nghiệp của bạn cung cấp dịch vụ khách hàng chu đáo. Xây dựng thói quen để khách hàng gác máy trước để giảm thiểu tình trạng treo máy do ngẫu nhiên.

>>>> Khám Phá Thêm: Small talk là gì? Các cụm từ hay sử dụng trong Small Talk ( Small Talk phrases)

3. Những điều nên tránh khi bắt đầu học tiếng Anh

Bị phân tâm

Mặc dù người gọi có thể không biết bạn đang làm gì, nhưng nếu bạn không chú ý lắng nghe những gì họ đang nói thì điều đó sẽ được thể hiện rõ ràng trong giọng điệu và phản hồi của bạn. Bạn có thể bị phân tâm bởi rất nhiều thứ, có thể từ trả lời email, trả lời tin nhắn, mua sắm trực tuyến, đọc một bài báo hoặc nhấm nháp chiếc bánh rán. Nếu bạn không làm những điều này với người trước mặt, đừng làm điều đó khi bạn đang nghe điện thoại.

Hét hoặc thì thầm

Âm lượng giọng nói quá to hay quá nhỏ đều có thể khiến cuộc trò chuyện qua điện thoại trở nên khó xử và rất có thể bạn sẽ không nhận được trọn vẹn thông tin từ người ở đầu dây bên kia. Hãy cố gắng nói với một giọng nói bình tĩnh và rõ ràng.

Để người gọi ở chế độ chờ quá lâu

Nếu bạn để người gọi của mình ở chế độ chờ quá lâu, họ có thể nghĩ rằng họ đã bị quên và có thể cúp máy. Nếu đây là một cuộc gọi kinh doanh, điều này có thể dẫn đến việc khách hàng không hài lòng.

>>>> Đọc Thêm: Những cái tên tiếng anh hay, đẹp nhất

Trên đây Jaxtina đã giới thiệu đến bạn một định nghĩa vô cùng rõ ràng giúp bạn hiểu được thế nào là “Phép lịch sự khi gọi điện thoại?” cũng như các điều nên và không nên làm. Mong rằng bài viết này sẽ phần nào giúp ích cho bạn. Hiện nay, Jaxtina đang cung cấp khóa học tiếng Anh 4 kỹ năng  – khóa học giúp học viên phát triển toàn diện 4 kỹ năng nghe, nói, đọc, viết để có thể giao tiếp thành thạo cũng như sử dụng tiếng Anh như một công cụ cho việc học tập và nghiên cứu. Nếu bạn còn vấn đề thắc mắc nào hoặc bạn có nhu cầu nâng cao khả năng tiếng Anh của mình thì bạn có thể liên hệ với Jaxtina qua hotline hoặc đến cơ sở gần nhất để được hỗ trợ ngay lập tức nhé.

>>>> Bài Viết Khác:

• Cách thuyết phục người khác làm điều gì đó trong tiếng Anh
• Cách hỏi xin lời khuyên trong tiếng Anh (ASKING FOR ADVICE)