Format viết email bằng Tiếng Anh đúng chuẩn [Kèm mẫu]

Việc nắm vững format viết email bằng Tiếng Anh sẽ mang lại cho bạn rất nhiều lợi thế trong thời đại kết nối và giao tiếp trực tuyến hiện nay. Để viết email một cách đúng cách và ấn tượng, có một số nguyên tắc và lưu ý mà bạn cần phảin tuân thủ. Do đó, bạn hãy đọc bài viết sau đây của Jaxtina English Center để tìm hiểu cách viết email Tiếng Anh đúng format nhé!

>>>> Tìm Hiểu Thêm: Học Tiếng Anh

1. Format email đúng chuẩn gồm những phần nào?

1.1 Chào hỏi (Greeting)

Trong phần mở đầu, chúng ta sẽ dùng các cấu trúc sau đây để chào hỏi người nhận:

	Cấu trúc	Ví dụ
Nếu bạn đã biết tên người nhận	Dear + title (danh xưng) + surname (họ)	Dear Ms. Tran, Dear Mr. Smith, Dear Le,
Nếu mối quan hệ gần gũi	first name (tên gọi)	Hi Crystal, Dear Daisy, Dear Jasmine,
Nếu bạn chưa biết tên người nhận	Dear Sir/Madam,

>>>> Khám Phá Ngay: Học Tiếng Anh cho người đi làm

1.2 Hỏi thăm (Opening comment)

	Cấu trúc	Ví dụ
Trường hợp bạn đang viết email để trả lời cho ai đó	“Thank you” là cụm từ thường hay được dùng ở đầu câu.	- Thank you for your letter which you sent me last night. (*Cảm ơn* bức thư mà bạn gửi cho tôi tối qua.) - Thank you for informing us about the issue related to the shipment. (*Cảm ơn* vì đã thông báo cho chúng tôi về vấn đề liên quan đến lô hàng.)
Trường hợp bạn là người viết email cho ai đó	Bạn hãy thông báo lý do viết email của mình cho người nhận thư biết. Một số cấu trúc thường gặp là: I am writing to + V(inf)	- I am writing to inform the new policy of our company. (Tôi viết bức thư này để* thông báo về chính sách mới của công ty.)* - I am writing to complain about the washing machine that I bought at your store yesterday. (Tôi viết bức thư* này để phàn nàn về chiếc máy giặt tôi đã mua tại cửa hàng bạn hôm qua.)*
Để đa dạng cách viết	I would like to + V(inf)	I would like to apologize for any inconvenience you encountered at our hotel during your vacation. (*Tôi muốn xin lỗi* vì những bất tiện bạn đã gặp phải tại khách sạn chúng tôi trong kì nghỉ của bạn.)

1.3 Lý do viết email (Introduction)

Bạn dùng cấu trúc I am writing to + …

I’m writing to ask for the information about ….(Tôi viết email này để hỏi bạn thông tin về …)
I’m writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo về….)
I received your address from …..and would like to … (Tôi đã nhận được địa chỉ này của bạn từ… và muốn được…)
We’re writing to inform you that / to confirm / to request / to enquire about/ to complain
I am writing to inquire about...
I am reaching out to discuss...

>>>> Đọc Thêm: Formal and informal email

1.4 Nội dung chính (Main point)

Dạng 1: Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó:

Further to our previous conversation, I wanted to provide an update… (Tiếp tục từ cuộc trò chuyện trước đây, tôi muốn cung cấp một cập nhật…)
Following up on our meeting, I would like to address the concerns we discussed… (Tiếp tục từ cuộc họp của chúng ta, tôi muốn đề cập đến những mối lo ngại chúng ta đã thảo luận…)

Dạng 2: Yêu cầu:

I would appreciate it if you could send me more information about... (Tôi rất mong bạn có thể gửi cho tôi thêm thông tin về…)
Could you please arrange a meeting to discuss this matter further? (Bạn có thể sắp xếp một cuộc họp để thảo luận về vấn đề này thêm không?)

Dạng 3: Thông báo tin tốt:

I am pleased to inform you that we have approved your request… (Tôi vui mừng thông báo rằng chúng tôi đã chấp thuận yêu cầu của bạn…)
I have some exciting news to share with you. (Tôi có một tin tức thú vị để chia sẻ với bạn.)

Dạng 4: Thông báo tin xấu:

Unfortunately, I must let you know that there has been a delay in… (Thật không may, tôi phải thông báo rằng đã xảy ra một sự trì hoãn trong…)
I regret to inform you that we are unable to proceed with… (Tôi lấy làm tiếc thông báo rằng chúng tôi không thể tiếp tục với…)

Đề cập đến tài liệu đính kèm:

I have attached the report for your review. (Tôi đã đính kèm báo cáo để bạn xem xét.)
Please find the contract document attached. (Vui lòng kiểm tra tài liệu hợp đồng đính kèm.)

1.5 Kết thúc thư (Concluding sentence)

Cách kết thúc thư phải phù hợp với ngữ cảnh và mục đích giao tiếp của bạn.

Khi bạn muốn tạo sự thân thiện:

Looking forward to hearing from you. (Mong chờ tin tức từ bạn.)
Hope to catch up with you soon. (Mong sớm có dịp trò chuyện với bạn.)

Khi bạn muốn cảm ơn:

Thanks again for your help. (Cảm ơn một lần nữa vì sự giúp đỡ của bạn.)
Once again, I appreciate your support. (Một lần nữa, tôi rất đánh giá cao sự hỗ trợ của bạn.)

Khi bạn muốn đề xuất hành động tiếp theo:

Please let me know your thoughts on this matter. (Vui lòng cho tôi biết ý kiến của bạn về vấn đề này.)
I am looking forward to your feedback. (Tôi rất mong đợi ý kiến phản hồi của bạn.)

Khi bạn muốn tỏ ra lịch lãm và tôn trọng:

Thank you for considering my proposal. (Cảm ơn bạn đã xem xét đề xuất của tôi.)
Your attention to this matter is greatly appreciated. (Sự chú ý của bạn đối với vấn đề này được đánh giá cao.)

1.6 Ký tên (Signing off)

Sau đó chúng ta KÝ TÊN để kết thúc thư:

Tên người nhận đã được đề cập

Tên người nhận chưa được đề cập

Trong trường hợp email mang tính trang trọng

Tên người nhận thư đã được đề cập trong phần chào hỏi như “Dear Mr. Brown,”, “Dear Ms. Lucy,”

→ Chúng ta sử dụng các cụm từ: “Best regard/ Yours sincerely,”

Tên người nhận chưa được đề cập trong phần chào hỏi như Dear Sir/Madam

→ Chúng ta sử dụng cụm từ: “Yours faithfully,”

Trong trường hợp viết email cho người nhận có mối quan hệ gần gũi, thân mật với người viết

Chúng ta sử dụng các cụm từ: “Best/ Best wishes/ Take care/ Bye”

Format viết email đúng chuẩn

>>>> Đừng Bỏ Qua: Cách viết profile cá nhân bằng tiếng Anh, CV chuyên nghiệp

2. Lưu ý cần nhớ khi viết email bằng Tiếng Anh

2.1 Nội dung rõ ràng, lịch sự

Đảm bảo rằng nội dung email của bạn được trình bày một cách logic và rõ ràng:

Bắt đầu bằng một lời chào lịch sự như "Dear [Tên người nhận]" hoặc "Hello [Tên người nhận],"
Trình bày nội dung email một cách có logic, bắt đầu bằng mục đích chính.
Sử dụng từ ngữ lịch sự, tránh ngôn từ thô tục hoặc quá phân biệt.
Sắp xếp thông tin một cách rõ ràng: thông tin quan trọng nằm ở phần đầu email.

2.2 Sử dụng câu ngắn

Ưu tiên sử dụng câu ngắn và tránh mật độ thông tin quá cao trong mỗi câu. Câu dài có thể gây khó khăn cho người đọc trong việc hiểu ý và theo dõi luồng thông tin. Chia các ý thành các câu riêng biệt để tránh sự nhầm lẫn và giúp người đọc dễ dàng theo dõi ý chính.

2.3 Kiểm tra lỗi chính tả

Mắc lỗi chính tả là một điều khá cấm kỵ trong viết email bằng Tiếng Anh. Do đó, bạn hãy:

Sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả như Microsoft Word hoặc các dịch vụ trực tuyến để phát hiện và sửa lỗi chính tả.
Đọc lại email từ đầu đến cuối để tìm lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc cú pháp.

2.4 Chú ý đến dấu câu

Sử dụng dấu câu một cách đúng đắn để phân chia ý và tạo cấu trúc cho email:

Sử dụng dấu chấm (.) để kết thúc các câu hoàn chỉnh, dấu phẩy (,) để phân tách các thành phần trong câu, và dấu chấm phẩy (;) để phân tách các ý liên quan nhưng không thể thay thế cho dấu chấm.
Sử dụng dấu chấm than (!) hoặc dấu hỏi (?) để thể hiện cảm xúc hoặc hỏi.

2.5 Chèn khoảng trắng giữa các đoạn văn

Format viết email đúng chuẩn cần có khoảng trắng để tách biệt giữa các đoạn văn để tạo sự thoải mái cho người đọc. Điều này còn giúp email trở nên dễ đọc và dễ theo dõi. Do đó, bạn hãy nhớ chèn khoảng trắng giữa các đoạn văn trong email khi viế

2.6 Kiểm tra lại trước khi gửi

Trước khi hoàn tất và gửi email, hãy dành chút thời gian để đọc lại toàn bộ nội dung. Điều này giúp bạn phát hiện và sửa những lỗi nhỏ còn sót lại và đảm bảo rằng thông điệp được truyền đạt một cách chính xác:

Đọc lại toàn bộ email để đảm bảo nội dung được truyền đạt một cách chính xác và mượt mà.
Kiểm tra xem bạn đã bao gồm tất cả thông tin cần thiết và đã sắp xếp chúng theo một trình tự hợp lý chưa.
Xác minh rằng tên người nhận, địa chỉ email, và thông tin liên quan khác đã được nhập đúng.

Lưu ý cần nhớ khi viết email bằng Tiếng Anh

3. Mẫu email bằng Tiếng Anh

3.1 Email giới thiệu bản thân

Subject: Self-Introduction - [Your Name]

Dear [Recipient's Name],

I hope this email finds you well. My name is [Your Name], and I am writing to introduce myself as [Your Job Title] at [Your Company Name]. I am excited to join the team and contribute to the company's success.

I bring [X years/months] of experience in [Your Field] and have a strong background in [Key Skill/Expertise]. In my previous role at [Previous Company Name], I successfully [Highlight One Achievement or Responsibility].

I look forward to collaborating with you and the rest of the team. If there's anything you'd like to discuss or if you have any questions, please feel free to reach out. Thank you for the warm welcome.

Best regards,

[Your Name]

[Your Contact Information]

3.2 Email yêu cầu một cuộc hẹn hoặc cuộc họp

Subject: Request for Meeting - [Your Name]

Dear [Recipient's Name],

I hope this email finds you well. I am writing to request a meeting with you to discuss [Topic of Discussion]. Given your expertise in [Relevant Field], I believe your insights would greatly benefit our conversation.

Could we please schedule a convenient time for the meeting? I am available [Provide Your Availability - Date and Time] or [Alternative Date and Time]. If neither of these options works for you, please let me know your availability, and I will do my best to accommodate.

I look forward to our discussion and appreciate your time.

Best regards,

[Your Name]

[Your Contact Information]

3.3 Email phản hồi về chất lượng sản phẩm

Subject: Feedback on [Product/Service Name]

Dear [Customer Service/Support Name],

I hope this email finds you well. I wanted to share my thoughts regarding the [Product/Service Name] that I recently purchased from your company.

I must say that I am highly satisfied with the quality and performance of the [Product/Service]. The [Specific Feature/Aspect] has exceeded my expectations and has proven to be very useful for [Mention How It Benefited You].

I appreciate the effort your team has put into creating such a great product. Please keep up the good work!

Thank you once again for providing a quality product that meets my needs. I look forward to future purchases from your company.

Best regards,

[Your Name]

[Your Contact Information]

Mong rằng sau khi đọc bài viết trên bạn hiểu rõ format viết email Tiếng Anh chuẩn chỉnh. Bạn hãy ghi nhớ hết những gì Jaxtina English Center chia sẻ bên trên để tránh mắc sai lầm khi viết email bằng Tiếng Anh nhé!

>>>> Tiếp Tục Với:

[custom_author][/custom_author]

Bá Đỗ Thế

Tôi là Đỗ Thế Bá, phụ trách Google Ads và Marketing Automation. Tôi đảm nhiệm việc quản lý các chiến dịch quảng cáo trên Google, tối ưu hiệu suất và đảm bảo đạt được mục tiêu kinh doanh. Đồng thời, tôi cũng triển khai các giải pháp tự động hóa marketing, giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả tiếp cận khách hàng. Tôi có 7 năm kinh nghiệm làm việc tại Jaxtina, trải qua nhiều giai đoạn thăng trầm cùng công ty, và có rất nhiều câu chuyện để kể.

Xem tác giả

Share This Article