Trả góp học phí 0% lãi suất với ngân hàng VIB Bank
        Tặng thẻ bảo hành trị giá 6.500.000đ khi đăng ký ngay trong tháng 5
X
Menu
Jaxtina English Center
Hệ thống đào tạo Tiếng Anh Toàn Diện 4 Kĩ Năng – Luyện Thi IELTS – TOEIC hàng đầu Việt Nam

Những điều cần tránh khi viết Email công việc

5/5 - (1 bình chọn)

Luyện đọc chủ đề mail

Email là một loại thư điện tử xuất hiện lâu đời trước đây, nhờ vào nhu cầu và mức độ sử dụng mà loại thư điện tử này trở nên thông dụng cho đến ngày nay. Email là công cụ liên lạc hữu hiệu và không thể thiếu trong tất cả các ngành nghề. Bạn đang loay hoay không biết viết Email như thế nào cho đúng? Hãy theo dõi bài viết ngày hôm nay của Jaxtina để tìm hiểu những điều cần tránh khi viết Email nhé.

I, Email

1. Email

Email là viết tắt của cụm từ “electronic mail” dịch qua tiếng Việt là “thư điện tử”. Hình thức của email có nội dung như một bức thư thông thường, nhưng được gửi qua internet từ người gửi đến người nhận. Người gửi và người nhận bắt buộc phải có địa chỉ riêng của mình thì mới có thể gửi và nhận thư.

2. Bố cục một email

Một email thông thường bao gồm các phần như sau:

Greeting (Chào hỏi)

Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)

Introduction (Giới thiệu)

Main point (Nội dung chính)

Concluding sentence (Kết thúc email)

Signing off (Chữ ký)

II, Những điều cần tránh khi viết email

1. Thiếu tiêu đề mail

Đây là một trong những lỗi sai nghiêm trọng nhất trong khi viết email tiếng Anh. Đối với những người nhận email là người nhận hàng trăm email mỗi ngày, thì tiêu đề email sẽ giúp họ nắm được những thông tin cần thiết. Nhờ đó họ có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên các email cần đọc và giải quyết trước. Vì vậy, chúng ta cần phải nhớ có tiêu đề cho email của mình và lưu ý:

-Tiêu đề cần ngắn gọn, không quá dài dòng, hạn chế ghi cả câu dài hoặc chèn vào các từ không quan trọng. Ví dụ: I want to apply for the manager position. (Tôi muốn ứng tuyển vào vị trí quản lý.)

-Tiêu đề phải nêu bật nội dung chính của email bạn gửi. Ví dụ: Job application

2. Tránh những lời chào hỏi vô cảm

Một lời chào không đúng có thể là “bắt đầu của sự kết thúc”. Sử dụng câu chào không chính xác như không ghi rõ người nhận, sai tên người nhận, sử dụng câu chào quá thân mật hoặc hờ hững. Mặc dù bạn hoàn toàn có thể gửi email cho bạn bè và gia đình hoặc đồng nghiệp mà bạn biết rõ hơn một chút, bằng “Hi(xin chào) hoặc “Hi Anna(Xin chào Anna), nhưng đối với email công việc phải có lời chào trang trọng. Câu chào là phần quan trọng trong email, giúp người viết tạo thiện cảm ban đầu với người nhận. Sau đây là hai cách chào phổ biến và phù hợp nhất trong email. 

– Đối với một bức thư công việc tiêu chuẩn là sử dụng “Dear(Kính gửi), theo sau là tiêu đề, tên và cuối cùng là dấu hai chấm.

Ví dụ: Dear Dr. Jack: (Thưa Tiến sĩ Jack:)

– Một lời chào xã giao và quen thuộc hơn sẽ là cách sử dụng Dear, theo sau là tiêu đề và tên và dấu phẩy:

Ví dụ: Dear Mrs. Lilly, (Kính gửi bà Lilly,)

3. Thiếu mục đích của email

Nhiều người viết thường gặp phải những lỗi sai như thiếu phần mục đích chính ngay đầu email hay viết vòng vo không đi vào mục đích chính của email.

Cách viết emali đúng cách

Việc chúng ta không viết mục đích của email sẽ dẫn đến người nhận không thể phân loại và ưu tiên được email nào cần được phản hồi và giải quyết trước. Vì vậy, một câu tóm tắt ngắn gọn về mục đích chính của email ngay sau câu chào là rất cần thiết giúp người nhận nắm  được vấn đề, nội dung chính trong email một cách nhanh chóng.

Các bạn có thể tham khảo những cụm từ sau để nêu mục đích của mình trong email:

I am writing to + động từ 

(Tôi viết email này để …)

– thank you for (cảm ơn vì điều gì)

– apologize for (xin lỗi về điều gì)

– complain about (than phiền về điều gì)

– request (yêu cầu điều gì)

– apply for the position of (ứng tuyển vào vị trí…)

 

Ví dụ: I am writing to apply for the position of an interpreter which was advertised on your company’s website last week. (Tôi viết thư này để ứng tuyển vào vị trí thông dịch viên đã được quảng cáo trên trang web của quý công ty vào tuần trước.)

I am writing in response to + danh từ 

(Tôi viết email này để phản hồi về …)

– your request (yêu cầu của bạn)

– the information you provided (thông tin mà bạn đã cung cấp)

 

Ví dụ: I am writing in response to the vacancy which is advertised on the newspaper. 

(Tôi đang viết thư để phản hồi về vị trí tuyển dụng được quảng cáo trên báo.)

>> Xem thêm: trung tâm tiếng Anh Hồ Chí Minh giáo viên giỏi

4. Thiếu và dùng sai câu kết email

Nhiều người thường quên viết câu kết ở cuối email, hoặc dùng nhầm giữa các câu kết email thân mật và trang trọng như: Yours sincerely, và Yours faithfully, Best regard, (Trân trọng,)

– “Yours faithfully” thường được dùng trong các email liên quan đến công việc, được dùng trong trường hợp khi bạn không biết tên của người nhận và bắt đầu thư bằng Dear Sir/Madam. 

– “Your sincerely” cũng được dùng trong email liên quan đến công việc nhất là thư xin việc, được dùng với người mà bạn đã biết và thư được bắt đầu bằng Dear Mr. A/ Mrs. B. Đây một câu kết rất trịnh trọng, khách sáo.

– “Best regard” hoặc “Regard” là câu kết trang trọng và được dùng khá phổ biến. Tuy nhiên, bạn không nên viết tắt thành “Rgds,”.

Còn các email thân mật hơn để gửi đồng nghiệp, bạn bè ngoài nơi công sở thì bạn có thể sử dụng Cheers, (Tạm biệt,) hoặc Best, (Mọi điều tốt đẹp,)

Note: Người viết cũng cần lưu ý có dấu phẩy (,) theo sau câu kết thư.

>> Mời bạn xem ngay khóa học tiếng Anh doanh nghiệp

5. Lỗi sử dụng ngôn ngữ không trang trọng

Khi viết email trong công việc, nhiều người viết sử dụng giọng văn không trang trọng dẫn đến ấn tượng không chuyên nghiệp đối với cấp trên hoặc khách hàng, ví dụ  như:

Sử dụng tiếng lóng

Tiếng lóng và ngôn ngữ bình thường không được chấp nhận email công việc. Bởi vì, rất có thể người nhận cảm thấy như mình không được coi trọng. Ví dụ: lol (cười lớn), noob (người mới).

Sai chính tả và lỗi chính tả

Lỗi chính tả và ngữ pháp có thể thể hiện thái độ hời hợt, buông thả, không nghiêm túc với công việc. Các lỗi đánh máy cho người nhận biết rằng bạn đang vội vàng viết thư, không dành thời gian cho công việc và không đặt hết tâm trí của mình vào nó.

Không sử dụng các cụm từ rút gọn, các cụm từ viết tắt, không sử dụng các biểu tượng cảm xúc: Đây là những từ thể hiện sự thân mật dùng cho đồng nghiệp, bạn bè, người thân…không thích hợp sử dụng trong các email công việc.

Ví dụ: 

– wanna (want to), gonna (going to), Y’all (you all) 

-ASAP (as soon as possible – nhanh nhất có thể), 

– :D, :V 

III, Sample (Bài mẫu)

To: jack12345@gmail.com

Subject: Proposal for new marketing project

Dear Mr. Jack,

I am writing in reference to the current situation with your proposal for a new marketing project. We have several questions which we hope you could answer.

First of all, could you please provide us with an update on where you are on the project? We would also highly evaluate it if you could clarify the current issues with the proposal and how you expect them to be resolved.

In addition, at the end of the meeting, we requested a copy of the latest project update report. Unfortunately, we have still not received it. 

And lastly, we would be very grateful if you could provide us with some solutions for this project.

I would really appreciate it if you could deal with these matters urgently.

I look forward to hearing from you.

Yours sincerely,

Ian McAdam

Development Manager

 

Click to see the answer:

  • Tới: jack12345@gmail.com
    Chủ đề: Đề xuất cho dự án tiếp thị mớiAnh Jack thân mến,
    Tôi viết thư này đề cập đến tình hình hiện tại với đề xuất cho dự án tiếp thị mới của anh. Chúng tôi có một số câu hỏi mong anh có thể giải đáp.
    Trước hết, anh có thể vui lòng cung cấp cho chúng tôi thông tin cập nhật về vị trí của anh trong dự án không? Chúng tôi cũng sẽ rất cảm kích nếu anh có thể làm rõ các vấn đề hiện tại với đề xuất là gì và anh mong muốn chúng được giải quyết như thế nào.
    Ngoài ra, vào cuối cuộc họp, chúng tôi đã yêu cầu một bản sao của báo cáo cập nhật dự án mới nhất. Thật không may, chúng tôi vẫn chưa nhận được nó.
    Và cuối cùng, chúng tôi sẽ rất biết ơn nếu anh có thể cung cấp cho chúng tôi một số giải pháp cho dự án lần này.
    Tôi thực sự sẽ rất hài lòng nếu anh có thể giải quyết những vấn đề này một cách nhanh chóng.
    Tôi đang mong chờ nhận được phản hồi của anh.
    Trân trọng,
    Ian McAdam
    Giám đốc phát triển

 

>>Có thể bạn quan tâm khóa học luyện thi Ielts cam kết chất lượng tại Jaxtina

Vậy là bạn vừa tìm hiểu những điều cần tránh khi viết email công việc, hy vọng bài viết này sẽ có ích đối với bạn và chúc bạn sẽ gặt hái được nhiều thành công trong công việc. Nếu bạn muốn đi sâu hơn về chủ đề này hoặc muốn học thêm nhiều chủ đề thú vị nữa, thì đừng quên liên hệ ngay với Jaxtina nhé, hiện nay Jaxtina đang cung cấp khóa học tiếng Anh 4 kỹ năng – khóa học giúp học viên phát triển toàn diện 4 kỹ năng nghe, nói, đọc, viết để có thể giao tiếp thành thạo cũng như sử dụng tiếng Anh như một công cụ cho việc học tập và nghiên cứu, nếu bạn quan tâm thì hãy liên hệ đến hotline hoặc đến các cơ sở gần nhất của Jaxtina để được tư vấn và hỗ trợ ngay lập tức nhé!

Chúc bạn học tốt!

Dành cho bạn:

Bạn đang tìm một trung tâm tiếng Anh uy tín và đảm bảo chất lượng giảng dạy? Jaxtina English Center - lựa chọn đúng nhất dành riêng cho bạn! Đăng ký nhận tư vấn miễn phí ngay hôm nay!
5/5 - (1 bình chọn)