Cách viết email trong tiếng Anh | Jaxtina English Center
Menu

Cách viết email trong tiếng Anh

Vì hiện tại việc sử dụng email bằng tiếng Anh ngày càng quan trọng và bức thiết, từ các bức thư rất đơn giản như cảm ơn, xin lỗi, thư mời..trong đời sống hàng ngày cho đến thư xin việc rồi thư tín trong giao dịch thương mại (Khi mà thế giới ngày càng toàn cầu hóa và phẳng hơn ) , mình xin tổng hợp lại cách viết một email/letter nói chung bằng tiếng Anh trong note này. Mình xin viết lại cấu trúc thông thường của một bức thư, cho đến chi tiết từng phần với các expression thường gặp giúp các bạn dễ tra cứu. Cuối cùng sẽ là các lưu ý và một số mẫu email cho các bạn tham khảo. Hy vọng nó sẽ giúp ích cho công việc và cuộc sống của các bạn!
Đầu tiên, cấu trúc của một thư sẽ như sau:
  • Salutation & Greeting (Chào hỏi)
• Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
• Reasons for writing (Lý do viết thư)
• Main point (Nội dung chính)
• Concluding sentence (Kết thúc email)
• Signing off (Ký tên)
Sau đây sẽ là chi tiết từng phần với các expression hữu ích, đặc biệt cho các bạn khi viết thư bị “bí từ” nhé. Theo kinh nghiệm của mình, bạn nên học thuộc các expression cố định cho các loại email khác nhau, còn phần nội dung thì dĩ nhiên là thiên biến vạn hóa tùy từng trường hợp!

1. GREETING – CHÀO HỎI

Nếu bạn đã biết tên người nhận:
Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ),
Ex: Dear Mrs. Hoang, Dear Mr. Brown, Dear Ms. Nguyen,
• Nếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name:
Ex: Hi Kelly, Dear Kelly….
• Trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin người nhận:
“To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”

2. OPENING COMMENT – HỎI THĂM

1/Hỏi sức khỏe (thân mật)
How are you? How are you doing? How are things? How have you been? (Anh khỏe không, anh dạo này thế nào?)
2/Hỏi thăm (trang trọng)
• I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)
• I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)
3/ Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng “thank you”..
Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)
Khi một người trả lời 1 bức thư mà bạn gửi cho người đó :
Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

3. REASONS FOR WRITING: LÝ DO VIẾT THƯ

I am writing to + ….
• I am writing to ask for the information about the English courses.(Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.)
• I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tôi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sang cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.)
• I am writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo….)
• I am writing to enquire about…(Tôi viết thư để yêu cầu….)
• I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.)
• We are writing to inform you that / to confirm / to request / to enquire about/ to complain/explain/apologize.
• I am contacting you for the following reason (Tôi viết thư này vì lý do sau)
• I recently read/heard about ….. and would like to know ….(Tôi gần đây được biết tin về.. và muốn biết..)
• Having seen your advertisement in …, I would like to … (Qua quảng cáo của các anh tại.. Tôi muốn được biết về…
• I would be interested in (obtaining / receiving) …(Tôi quan tâm tới việc nhận được.. về..
• I received your address from …..and would like to … (tôi nhận được địa chỉ của các anh từ… và muốn được biết…)

4. MAIN POINT – NỘI DUNG CHÍNH

Phần này đề cập tới nội dung chính bạn muốn gửi tới người nhận, tiếp theo phần lý do viết thư. Phần nội dung chính có thể chia theo một số dạng sau, bạn nên nhớ các cụm từ cần thiết để khi viết thư cho tiết kiệm thời gian nhé.
Dạng 1: Referring to previous matters (Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó)
Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January. (Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.)
• As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
• Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)
• As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)
• As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
• As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)
Dạng 2: Making a request (Yêu cầu)
I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
• I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
• Could you tell me something about …? (Bạn có thể cho tôi biêt về…)
• I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)
• I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)
• Could you please help me …(inform the student of final exam…), please? (Ông có thể vui lòng giúp tôi … (thông báo cho học sinh của kỳ thi cuối cùng …), xin vui lòng?)
• I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh về…)
Dạng 3: Giving good news (Thông báo tin tốt)
• We are pleased to announce that …(Chúng tôi rất vui khi được thông báo rằng..)
• I am delighted to inform you that ..(Tôi rất vui khi báo với anh rằng…)
• You will be pleased to learn that …(Anh sẽ hài lòng khi biết rằng….)
Dạng 4: Giving bad news (Thông báo tin xấu)
We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
• It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
• After careful consideration we have decided… (Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…)
• I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice. (Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của công ty ông/bà)
Dạng 5: Complaining (Phàn nàn)
I am writing to express my dissatisfaction with …(Tôi muốn bày tỏ sự không hài lòng của mình về…)
• I am writing to complain about … (Tôi viết thư này để phàn nàn về…)
• Please note that the goods we ordered on ( date )
have not yet arrived. (Làm ơn lưu ý rằng hàng chúng tôi đặt vào ngày… vẫn chưa được giao..)
• We regret to inform you that our order No. —– is now
considerably overdue. (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với các anh rằng đơn hàng của chúng tôi số…. thì đã quá hạn lâu)
• I would like to query the transport charges which seem
unusually high (Tôi muốn thắc mắc về phí vận tải – cái mà có vẻ cao một cách bất thường)
Dạng 6: Apologizing (Xin lỗi)
We are sorry for the delay in replying to … (Chúng tôi rất xin lỗi về việc chậm trễ trả lời…)
I regret any inconvenience caused (by) … (Tôi lấy làm tiếc về bất cứ sự bất tiện nào gây ra bởi…)
I would like to apologise for the (delay, inconvenience)… (Tôi muốn xin lỗi cho sự.. trì hoãn, bất tiện..)
Once again, please accept my apologies for … (Một lần nữa, làm ơn chấp nhận lời xin lỗi của tôi về..)
Dạng 7: Orders (Đặt hàng/hủy hàng/nhận đơn đặt hàng)
Thank you for your quotation of … (Cảm ơn về báo giá của anh về..)
We are pleased to place an order with your company for.. (Chúng tôi muốn đặt một đơn hàng với các anh cho sản phẩm…)
We would like to cancel our order n° ….. (Chúng tôi muốn hủy đơn hàng số…)
Please confirm receipt of our order. (Làm ơn xác nhận đơn đặt hàng của chúng tôi)
I am pleased to acknowledge receipt of your order n° …..(Tôi muốn xác nhận đã nhận đơn đặt hàng của các anh số…)
Your order will be processed as quickly as possible. (Đơn hàng của các anh sẽ được xử lý sớm nhất có thể)
It will take about (two/three) weeks to process your order. (Sẽ mất khoảng 2/3 tuần để xử lý đơn hàng của các anh)
We can guarantee you delivery before …(date) (Chúng tôi có thể đảm bảo việc giao hàng trước ngày…)
Unfortunately these articles are no longer available /
are out of stock. (Rất tiếc mặt hàng đó không còn/hết hàng)
Dạng 8: Prices (Gía cả)
Please send us your price list. (Làm ơn gửi cho chúng tôi báo giá)
You will find enclosed our most recent catalogue and price list. (Anh vui lòng xem bảng báo giá và danh mục hàng hóa gần nhất đính kèm)
Please note that our prices are subject to change
without notice.(Làm ơn chú ý rằng giá cả của chúng tôi có thể thay đổi không báo trước)
We have pleasure in enclosing a detailed quotation. (Chúng tôi xin được đính kèm bảng báo giá chi tiết)
We can make you a firm offer of … (Chúng tôi có thể xác nhận giá chính xác..)
Ngoài ra còn nhiều dạng main point khác, tùy vào nội dung bạn viết thư về. Mình sẽ tiếp tục update nếu các bạn comment bên dưới nhé.

5. CONCLUDING SENTENCE – KẾT THÚC THƯ

Bạn có thể kết thúc thư bằng việc sử dụng một trong các cụm từ sau tùy tình huống:
Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin)
• Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.)
• I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
• Please do not hesitate to contact me/Please feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé)
• I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
• If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
• I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)
• Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).

6 -SIGNING OFF: KÝ TÊN

Trường hợp thân mật:
• Best,
• Best wishes,
• Regards,
• Take care,
• Bye,
Trường hợp trang trọng (đã đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Mr, Mrs,Ms…)
• Best regards,
• Warm regards,
• Yours sincerely,
Trường hợp trang trọng (chưa đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Sir/Madam)
• Yours faithfully,

CÁC LƯU Ý KHI VIẾT EMAIL:

1. Không viết tắt: Phải viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not, … không được viết I’m, I’ll, I don’t, I’ve seen
2. Không dùng từ thông tục, tiếng lóng, từ thân mật: wanna, kid, dad, mate, …
3. Không dùng động từ want cho ngôi thứ nhất, hãy dùng would like. Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho ngôi thứ nhất (xin lời khuyên). Dùng may hoặc could thay cho can, would thay cho will, …
4. Hãy lễ độ dù cho đang bực tức: dùng Dear ở đầu thư, và dùng please khi muốn yêu cầu
5. Hãy viết cho ngắn gọn, nhưng đủ ý. Câu văn cũng vậy, ngắn, không dùng câu phức với 3, 4 mệnh đề (complex sentense). Câu phải có đầy đủ subject, verb, direct object và indirect object nếu có.
6. Hãy nhớ dùng và dùng chính xác các dấu chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. Nếu 1 ý chính có nhiều ý phụ, dùng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!).
7. Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả
9. Tránh lỗi ambiguity: câu, từ nhiều nghĩa, gây hiểu lầm. Dùng từ đơn giản, không dùng từ bác học.
10. Cuối thư:
Regards, Best Regards, Hai cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống.
Sincerely Yours, Dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời vì mang nghĩa “chân thành”– Faithfully Yours, Dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, vì mang nghĩa “trung thành”.

MỘT SỐ TỪ VIẾT TẮT THƯỜNG SỬ DỤNG KHI VIẾT EMAIL:

ASAP = as soon as possible
• CC = carbon copy (khi bạn gửi thư cho quá một người, nên thêm từ này để báo cho người nhận biết những ai sẽ nhận thư)
• ENC = enclosure (khi bạn gửi kèm theo thư những giấy tờ khác)
• PP = per procurationem (Đây là tiếng La-tinh, nghĩa là bạn ký thay cho người khác khi viết thư; nếu họ không có mặt để tự ký)
• PS = postscript (dùng khi bạn muốn thêm vài điều nữa sau khi bạn đã hoàn tất bức thư và đã ký tên – thông thường đối với thư viết tay)
• PTO (informal) = please turn over (chắc chắn rằng người đọc thư biết rằng bức thư còn được tiếp tục ở mặt sau)
• RSVP = please reply (Vui lòng hồi đáp)

MỘT SỐ MẪU EMAIL THAM KHẢO

1 – EMAILS OF INVITATION (THƯ MỜI)
Email 1
Hi Ian,
We’re holding a meeting on the current problems with the computer systems and I’d appreciate it if you could come. Having somebody like yourself there from the legal department is important because of the problems we’ve had with the loss of customer data.
The meeting will take place next Thursday at 2pm in meeting room 3 in the Corley Building in Leeds.
If there’s anything you would like to discuss in the meeting, send it to me by email and I’ll include it in the meeting’s agenda.
Let me know as soon as possible if you can attend.
Regards,
David Mitchell
IT Project Manager
Email 2
Dear Mr Smith,
My name is Sue Jenkins and I am writing on behalf of Reef Technologies plc.
We are pleased to announce that we are sponsoring a series of presentations on the future of renewable energy. The presentations are going to be performed by world-renowned experts in the field (for example Dr Josh Bartlett from MIT and Mrs Jennifer Woods from Clean Future inc.) and will consider future advances in the technology of renewable technology.
Due to your company having worked with Reef Technologies plc in the past, we would like to invite you to the event. The event will be held at the Randalls Conference Centre in Leeds between 3pm and 8pm on the 12 April 2013. If you require directions to the venue, please let me know.
If you would like to attend, please confirm your attendance by replying to this email by the 18 March 2013.
If you have any questions about the event, please don’t hesitate to contact me by email (on sjenkins@reeftech.com) or by mobile/cell (on 07867 7433123).
I look forward to receiving your reply.
Yours faithfully,
Sue Jenkins
PR Manager
Reef Technologies plc
2 – CAN’T ATTEND THE MEETING (THÔNG BÁO KHÔNG THAM DỰ ĐƯỢC CUỘC HỌP)
Email 1
Dear Mr Smith,
Thank you for the invitation to the review meeting on the 12 July. Unfortunately, due to a prior commitment that I am unable to change, I will not be able to attend the meeting.
If you need to contact me, please do not hesitate to do so on my mobile, 6902341899.
I apologise for any inconvenience this may cause.
Yours sincerely,
T Berridge
Email 2
Hi John,
I hope that everything’s going well over there?
I’m afraid that I can’t make tomorrow’s meeting. Something very important has just come up and I’m going to be very busy tomorrow.
I’m sorry for the short notice, but I just found out this morning.
Is there any chance we can put the meeting back until Friday?
Let me know if that’s OK for you.
Regards
Will
Email 3
Dear Miss Garland,
With reference to the upcoming review meeting on Thursday the 13 November, I am afraid that due to personal reasons, I will not be able to attend.
Would you object if we postponed the meeting to next week? If this is appropriate, what day would be convenient for you?
If you have any questions, please do not hesitate to contact me on my mobile, 1902341892.
Allow me to apologise for any inconvenience this may cause.
I look forward to hearing from you.
Yours sincerely,
D Mitchell
3 – EMAILS OF THANKS (THƯ CẢM ƠN)
Email 1
Dear Mr Trotter,
I would like to take this opportunity to thank you for showing myself and my colleague around your factory on Monday. It was both a very informative and productive visit for both myself and my colleague. I really appreciate that you took time out of your busy work schedule to show us around and meet with us.
It was a pleasure to meet with you and your staff. All of whom treated us with the utmost kindness and respect during the whole of our visit. If you could pass our thanks onto your staff, it would be very much appreciated.
Once again, thank you for the visit.
Yours sincerely,
Eric Banner
Account Executive
Merlin Components plc
Email 2
Dear all,
I would just like to make you aware that our company has won the contract to supply photocopiers to the American government for the next 3 years.
I would like to thank you all for the hard work you have done over the last four months. The winning of this contract is a recognition of all your hard work and dedication that you have made over the years to make our company great. This wouldn’t have been possible without you.
Thank you,
Ron Lowe
CEO
Runners Ink inc.
Email 3
Hi Peter,
Thanks a lot for sending me a copy of the report. It’s really appreciated.
Regards,
Sally
4 – FORMAL EMAIL OF COMPLAINT (THƯ PHÀN NÀN)
Dear Mrs Boswell,
I wish to draw your attention to an issue we have with a recent order from yourselves (ref no. 34ED12QP). Not only was the delivery four days later than agreed, but when we tried to use the components, we found that 40% of them were damaged and basically useless.
As is normal, I spoke to your Customer Service Manager, Peter Taylor on this matter. I expected that you would replace the damaged components, but this has not been the case. When I last spoke to Peter, last week, he informed me that the components were undamaged when delivered to us and that it was our fault. To make matters worse, he has still not replied to an email I sent to him on Monday. Not very professional customer service.
As you are aware, we have been a customer of your company for over 5 years. The damaged components are severely impacting our production at the moment. We have orders which we can not send because of this problem with the components.
Although, I appreciate that you are all very busy. I believe that I am entitled toan explanation why Peter Taylor has not answered my email, and is refusing to replace the components.
Unless this issue is resolved promptly, then unfortunately, we will be forced to take further action.
I expect an email from yourself by 5pm today at the latest, to inform me how you are going to resolve this issue.
Yours sincerely,
Craig Smith
EGO Production Director
4 – FORMAL EMAIL OF REQUEST (THƯ YÊU CẦU)
Dear Mr Mitchell,
I am writing in reference to the current situation with the Skipton Airport Project. We have a number of questions which we hope you could answer.
First of all, could you please provide us with an update on where you are on the Skipton Airport Project. We would also appreciate it if you could clarify what the current issues with the delivery system are, and confirm when you expect them to be resolved.
In addition, at the end of our last meeting we requested a copy of the latest project update report. Unfortunately, we have still not received it. We would appreciate it if you could forward this to us.
Could you also please confirm whether the post-installation support covers the equipment 24 hours a day? And what is actually included in the support? In particular, we would like to have confirmation if the cost of parts and labour are included in the package? We require this information as soon as possible.
And lastly, we are considering extending the period of the post-installation support from your company from 6 months to 12 months. We would be very grateful ifyou could provide us with a quote for this extension.
I would really appreciate it if you could deal with these matters urgently.
I look forward to hearing from you.
Yours sincerely,
Ian McAdam
Development Manager
5 – INFORMAL EMAIL OF REQUEST (THƯ YÊU CẦU – THÂN MẬT)
Hi Dave,
I hope that everything is OK over there. I just have a few questions about the Skipton Airport Project.
First, can you give me an update on where you are on the project? I’d also appreciate if you could explain what the current issues with the delivery system are? And confirm when you expect them to be resolved.
Also, at the end of our last meeting I asked for a copy of the latest Project Report. I still haven’t received one. Can you forward it to me?
Can you also confirm if the post-installation support covers the equipment 24 hours a day? And what is actually included in the support? We’d especially like to know if the cost of parts and labour are included in the package? We need this information as soon as possible.
And lastly, we’re thinking about extending the period of the post-installation support from your company from 6 months to 12 months. Can you give us a quote for this extension?
Please get back to me with the information as soon as possible.
Thanks,
Ian McAdam
Development Manager
6 – FORMAL EMAIL OF APOLOGY (THƯ XIN LỖI)
Dear Mr Smith,
Further to your email of the 17th December 2009 regarding your order (ref no. 34ED12QP). First of all, please allow me to apologise for Peter Taylor not responding to your email. I can confirm that Peter has been on sick leave for the whole of this week. And although this explains the issue, it does not justify it.
It transpires that there was a miscommunication in his department and the person who should have been taking care of this issue, did not. I have already taken all the necessary measures to ensure that this does not happen again in the future.Thank you for bringing this matter to my attention.
With regards to the issues about your order, I have taken personal charge of them. First of all, let me apologise for the late delivery. We should have made you aware about the delay at the time.
Regarding the damaged components, I can confirm the following:
It is normal policy here that we do not accept liability for problems with components if we are not notified within 7 working days of delivery. And due to the fact that you did not notify us until after 15 working days of the delivery, the Customer Service Department followed procedure.
But as we view you as a valuable customer, and we have worked together for over five years, rest assured that I will sort out this issue as a matter of urgency. I have already spoken to the Production Director here and he will confirm tomorrow when we can send the replacement components to you. I will update you about the situation with the components by the end of tomorrow at the latest.
Could you please confirm if this is adequate?
I do hope that this situation has not damaged your confidence in working with us.
Once again, please accept our apologises for any inconvenience caused.
If you have any questions, do not hesitate to contact me on mobile 07995 348236.
Yours sincerely,
Mrs Sally Boswell
Rugger Sales Director
Trên đây là một số mẫu email mình đang update, có thể vẫn chưa đầy đủ và chuẩn nhất, hy vọng được sự đóng góp của các bạn.
Chúc các bạn học và làm việc tốt!
Hoàng Ngọc Quỳnh (Co-founder at Jaxtina English)